PPWR atbilstības deklarācijas sagatavošana nav vienkārši veidlapas aizpildīšana. Daudzām organizācijām lielākās grūtības rada uzticamas informācijas vākšana visā piegādes ķēdē un ierakstu precizitātes nodrošināšana ilgtermiņā.
Iepakojums bieži sastāv no daudzām sastāvdaļām, kuras piegādā dažādi piegādātāji, un katrs no tiem sniedz atšķirīgu tehniskās informācijas apjomu. Visas šīs informācijas apvienošana vienā, prasībām atbilstošā deklarācijā var ātri kļūt par sarežģītu un darbietilpīgu procesu.
Atbilstības deklarāciju nekādā gadījumā nedrīkst uzskatīt par vienreizēju procedūru, ko veic produkta laišanas brīdī.
Atbilstības deklarācijai jābūt „dzīvajam” dokumentam, kas attīstās līdz ar izmaiņām iepakojumā, piegādātāju atjauninājumiem un jaunām normatīvajām prasībām:
• Parasti ražotāji ir atbildīgi par iepakojuma atbilstības nodrošināšanu prasībām pirms tā laišanas tirgū. Viņiem ir jāsagatavo nepieciešamā tehniskā dokumentācija, jāizsniedz atbilstības deklarācija un jāglabā apliecinošie dokumenti noteiktajā termiņā.
• Importētājiem ir pienākums pārbaudīt, vai ārvalstu ražotāji ir izpildījuši savas saistības. Ja dokumentācija ir nepilnīga vai trūkst, importētāji paši var saskarties ar risku, ka netiks ievērotas prasības.
• Zīmolu īpašnieki bieži vien pārvalda iepakojumu, ko piegādā vairāki piegādātāji dažādās valstīs un ar atšķirīgu produktu klāstu. Lai nodrošinātu pārredzamību šajā sarežģītajā piegādes ķēdē, ir nepieciešama uzticama dokumentācijas pārvaldība un skaidri pārvaldības procesi.
• Efektīva prasību ievērošana ir atkarīga no sadarbības. Materiālu piegādātāji, iepakojuma ražotāji, pārstrādātāji, zīmolu īpašnieki, testēšanas laboratorijas un importētāji — visi viņi sniedz informāciju, kas galu galā apstiprina atbilstības deklarāciju.
Bez efektīvas dokumentu apmaiņas un versiju kontroles precīzu atbilstības reģistru uzturēšana ātri kļūst par ievērojamu administratīvo slogu.
Sagatavojot deklarāciju, ir jāiegūst precīza informācija no piegādātājiem par materiāliem, pārstrādāto materiālu saturu un atbilstību prasībām attiecībā uz vielām.
Informācija jāsalīdzina ar iekšējām iepakojuma specifikācijām, lai pārliecinātos, ka iepakojums atbilst piemērojamajām PPWR prasībām.
Pēc nepieciešamo pierādījumu savākšanas uzņēmumiem jāizstrādā tehniskā dokumentācija strukturētā un viegli pieejamā formātā. Pēc tam atbildīgā persona var sastādīt, pārbaudīt un apstiprināt atbilstības deklarāciju.
Ar to atbilstības deklarācijas prasību ievērošana nebeidzas.
Mainot iepakojuma dizainu, aizstājot materiālus vai mainot piegādātājus, organizācijām ir jāpārskata gan tehniskā dokumentācija, gan atbilstības deklarācija, lai pārliecinātos, ka tās joprojām atbilst iepakojumam, kas pašlaik ir laists tirgū.
Pareizi organizēts atbilstības nodrošināšanas process ne tikai samazina regulatīvos riskus, bet arī ievērojami atvieglo turpmāko pārbaužu, klientu pieprasījumu un likumdošanas izmaiņu pārvaldību.
Iepakojuma tehniskie raksturlielumi reti paliek nemainīgi.
Materiālu sastāvs var mainīties cenu spiediena dēļ, piegādātāji var ieviest jaunas receptūras, un produkti bieži tiek pārprojektēti visā to dzīves ciklā. Katra izmaiņa potenciāli var ietekmēt esošās atbilstības deklarācijas spēkā esamību.
Tāpēc uzņēmumiem ir nepieciešami procesi, kas nodrošina deklarāciju pārbaudi katru reizi, kad tiek mainītas iepakojuma specifikācijas, nevis tikai tad, kad tiek atjaunināti normatīvie dokumenti.
Versiju kontroles sistēmai ir svarīga loma, lai nodrošinātu pārliecību, ka dokumentācijas jaunākā versija atbilst iepakojumam, kas pašlaik nonāk tirgū.
