Rotaļlietu drošības direktīva 2009/48/EK nosaka, ka ražotājam ir jāizstrādā tehniskā dokumentācija, kas satur informāciju, kas apliecina produkta atbilstību piemērojamajām prasībām. Šī saistība stājas spēkā, kad rotaļlieta nonāk ES tirgū, neatkarīgi no tās ģeogrāfiskās izcelsmes. Atbildība par nepieciešamās dokumentācijas izstrādi ir ražotājam. Tehniskās dokumentācijas sagatavošana nevar būt daļa no pilnvarotā pārstāvja pilnvarām.
Tehniskā dokumentācija jāglabā 10 gadus pēc tam, kad rotaļlieta ir laista tirgū. Par to atbild ražotājs vai pilnvarotais pārstāvis, kas reģistrēts ES. Importētājiem jānodrošina, ka ražotājs ir sagatavojis tehnisko dokumentāciju. Visiem ekonomikas dalībniekiem ir jāsniedz visa informācija un dokumentācija, kas nepieciešama, lai pierādītu rotaļlietas atbilstību nepieciešamajām prasībām.
Tehniskajā dokumentācijā ir jāiekļauj visi attiecīgie dati vai informācija par līdzekļiem, kas nodrošina rotaļlietas atbilstību Direktīvas 2009/48/EK prasībām, un tā aptver rotaļlietas projektēšanu, ražošanu un darbību. Dokumentācijā iekļautās detaļas ir atkarīgas no rotaļlietas veida un no tā, kas no tehniskā viedokļa tiek uzskatīts par nepieciešamu, lai pierādītu rotaļlietas atbilstību pamatprasībām.
Ražotāja tehniskās dokumentācijas (tehniskā faila) sagatavošana nenozīmē, ka ražotājam ir pienākums katru dokumentu noformēt patstāvīgi. Tehniskajā lietā var būt dokumenti, ko sastādījušas citas personas, piemēram, atbilstības deklarācija, ko parakstījis pilnvarots pārstāvis, ES tipa sertifikāts, ko izdevusi pilnvarota iestāde, laboratoriju sniegtie testu protokoli, apliecinošie dokumenti par sastāvdaļām.
Rotaļlietu drošības direktīva paredz, ka tehniskā dokumentācija jāsagatavo vienā no ES oficiālajām valodām.
Lai veiktu atbilstības novērtēšanas procedūras, kas prasa atbilstošu trešās puses pārbaudi, tehniskajai dokumentācijai vienmēr jābūt valodā, kas ir saprotama paziņotajai iestādei.
Ja tirgus uzraudzības iestādēm rodas šaubas par rotaļlietu atbilstību, tās var pieprasīt ražotāja tehnisko dokumentāciju vai attiecīgo daļu tulkojumu. Atbilstoši tehniskās dokumentācijas elementi ļauj ražotājam izskaidrot uzraudzības iestādēm pasākumus, ko tas veicis, lai samazinātu ar rotaļlietu saistītos riskus, lai nodrošinātu atbilstību prasībām. Šo dokumentu izpēte palīdz tirgus uzraudzības iestādēm pabeigt izmeklēšanu un vai nu kliedēt, vai apstiprināt savas šaubas par attiecīgās rotaļlietas atbilstību.
Pieprasījumā par tehniskās dokumentācijas vai attiecīgās daļas tulkojuma iesniegšanu jānorāda šaubu raksturs par attiecīgās rotaļlietas atbilstību un rotaļlietas daļas vai aspekti, kas jāizmeklē. Lai neradītu nesamērīgu slogu ražotājam, jāpieprasa tikai tie tehniskās dokumentācijas elementi, kas nepieciešami izmeklēšanai. Pieprasījumā var norādīt termiņu pieprasīto dokumentu saņemšanai, kas ir 30 dienas. Termiņu var saīsināt, ja valsts iestāde pamato steidzamību ar tūlītēju nopietnu risku.
Ražotājam jāpatur prātā, ka dalībvalsts iestāde var uzlikt viņam pienākumu veikt pārbaudi, ko veic pilnvarotā iestāde, uz sava rēķina, ja, piemēram, viņš nevar iesniegt tehnisko dokumentāciju! Lai notificētā iestāde varētu veikt ekspertīzi, ražotājam jebkurā gadījumā būs jāiesniedz tehniskā dokumentācija vai tās daļa.
Ražotājam ir pienākums iesniegt dokumentāciju un tas nevar apgalvot, ka tajā ir konfidenciāla informācija (piemēram, komercnoslēpums).
Dalībvalstu iestādēm ir juridisks pienākums garantēt, ka tehniskā informācija, ko tās vāc tirgus uzraudzības laikā, paliek konfidenciāla saskaņā ar principiem, kas izklāstīti to nacionālajos tiesību aktos. Tāpēc ražotājiem nav iemesla baidīties, ka jutīgā informācija, ko tie sniedz nacionālajai iestādei, var tikt atklāta.
Tehniskā dokumentācija ir unikāla katrai rotaļlietai, tomēr lielākā daļa tās satura var atkārtoties vairākās līdzīgās rotaļlietās. Tāpēc kopīgi faili ir atļauti, ja tiek saglabātas atšķirības starp unikālo dokumentāciju rotaļlietām.
Tehniskajai dokumentācijai nav obligāti jābūt atsevišķiem failiem papīra formātā. Informācija var būt jebkurā formātā un dažādās vietās uzņēmumā. Ir svarīgi nodrošināt, ka tā tiek uzturēta aktuālā stāvoklī, lai atspoguļotu jebkādas izmaiņas rotaļlietā. Ir ļoti svarīgi saglabāt produkta vēsturi.
Visa tehniskā dokumentācija, neatkarīgi no ražošanas vietas, jāglabā Eiropas Savienības teritorijā, kā to prasa Regula 2019/1020. Ražotājiem ārpus ES ir pienākums iecelt atbildīgo personu par dokumentāciju.
