Підготовка декларації відповідності PPWR — це не просто заповнення форми. Для багатьох організацій найбільша складність полягає у збиранні достовірної інформації по всьому ланцюгу поставок та забезпеченні точності записів протягом тривалого часу.
Упаковка часто складається з безлічі компонентів, що постачаються різними постачальниками, кожен з яких надає різний рівень технічної інформації. Об’єднання всієї цієї інформації в єдину декларацію, що відповідає вимогам, може швидко перетворитися на складний і трудомісткий процес.
Декларацію відповідності в жодному разі не можна розглядати як разову процедуру, що проводиться під час запуску продукту.
Декларація відповідності має бути «живим» документом, що розвивається разом зі змінами в упаковці, оновленнями від постачальників та новими нормативними вимогами:
• Як правило, виробники несуть відповідальність за забезпечення відповідності упаковки вимогам перед її випуском на ринок. Вони повинні підготувати необхідну технічну документацію, видати декларацію відповідності та зберігати підтверджуючі документи протягом необхідного періоду.
• Імпортери зобов’язані перевіряти, чи виконали закордонні виробники свої зобов’язання. Якщо документація неповна або відсутня, імпортери можуть самі зіткнутися з ризиками недотримання вимог.
• Власники брендів часто керують процесом упаковки у кількох постачальників, у різних країнах та з різним асортиментом продукції. Забезпечення прозорості в цьому складному ланцюгу поставок вимагає надійного управління документацією та чітких процесів управління.
• Ефективне дотримання вимог залежить від співпраці. Постачальники матеріалів, виробники упаковки, переробники, власники брендів, випробувальні лабораторії та імпортери — усі вони надають інформацію, яка в кінцевому підсумку підтверджує Декларацію відповідності.
Без ефективного обміну документами та контролю версій ведення точних записів щодо відповідності швидко стає значним адміністративним навантаженням.
Збір точної інформації від постачальників щодо матеріалів, вмісту перероблених матеріалів та відповідності вимогам до речовин необхідно провести під час підготовки Декларації.
Інформацію слід порівняти з внутрішніми специфікаціями упаковки, щоб переконатися, що упаковка відповідає чинним вимогам PPWR.
Після збору необхідних доказів підприємствам слід скласти технічну документацію у структурованому та легкодоступному форматі. Потім можна скласти, перевірити та затвердити Декларацію відповідності уповноваженою особою.
На цьому дотримання вимог щодо Декларації не закінчується.
У разі зміни дизайну упаковки, заміни матеріалів або оновлення постачальників організаціям слід переглядати як свою технічну документацію, так і декларацію відповідності, щоб переконатися, що вони, як і раніше, відповідають упаковці, яка наразі представлена на ринку.
Грамотно організований процес забезпечення відповідності нормативним вимогам не тільки знижує регуляторні ризики, але й значно спрощує управління майбутніми перевірками, запитами клієнтів та оновленнями законодавства.
Технічні характеристики упаковки рідко залишаються незмінними.
Склад матеріалів може змінюватися через ціновий тиск, постачальники можуть впроваджувати нові рецептури, а продукція часто перепроектується протягом усього життєвого циклу. Кожна зміна потенційно може вплинути на чинність існуючої Декларації відповідності.
Тому підприємствам необхідні процеси, що забезпечують перевірку декларацій при кожній зміні специфікацій упаковки, а не лише при оновленні нормативних документів.
Система контролю версій відіграє важливу роль у забезпеченні впевненості в тому, що остання версія документації відповідає упаковці, яка наразі надходить на ринок.
